Etätyön uusi normaali: mitä tulee ottaa huomioon ja miten yritys voi valmistautua koronan jälkeiseen aikaan?

Koronapandemiaa on eletty puolitoista vuotta, ja paluu kohti uutta normaalia on alkanut. Etätyö on jäänyt monen yrityksen arkeen pysyvästi. Työnantajat ovatkin uuden edessä miettiessään tulevaisuuden työnteon muotoja ja sitä, millaisiin etätyökäytäntöihin päädytään. On myös tärkeää ottaa henkilöstö mukaan tähän keskusteluun.

Etätyön edellytykset

Työsuhteessa tehtävään etätyöhön sovelletaan Suomen työlainsäädäntöä, työnantajan noudatettavia työehtosopimuksia sekä työnantajan kulloinkin voimassa olevia ohjeita ja määräyksiä. Etätyö on pääsääntöisesti mahdollista, jos työn luonne, työtilanne, projekti tai muu tekijä mahdollistaa sen tekemisen. Työnantajalla on oikeus linjata, missä varsinainen työntekemisen paikka on. Työntekijän työsuhteeseen sisältyvät edut säilyvät etätyön tekemisen aikana samoina, joten työntekijä ei menetä etuuksia tai oikeutta käyttää työnantajan toimitiloja.  

Työntekijä kuitenkin vastaa itse etätyössä ympäristön ja teknisten edellytysten soveltuvuudesta työnantajan ohjeistusten mukaisesti. Etätyöntekijä on velvollinen tekemään samat tehtävät kuin varsinaisella työntekemisen paikalla työskennellessä, ellei toisin ole sovittu. Työaika on työsopimuksen mukainen: etätyössä käytetään samoja työaikaan liittyviä periaatteita ja sopimuksia, kuin muutoinkin.

Työturvallisuusseikat tulee ottaa huomioon

Lakisääteinen työterveyshuolto kuuluu myös etätyöntekijälle. Ennen etätyön aloittamista, työnantajan on hyvä kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin seikkoihin:

• onko etätyössä erityisiä haittoja tai vaaroja turvallisuudelle tai terveydelle ja miten näiltä voidaan välttyä
• miten työnantaja voi tarvittaessa tarkistaa työolosuhteet ja työvälineet, sekä
• etätyön tekijän velvollisuus ilmoittaa työympäristössä esiintyvistä ongelmista.

Työnantaja on vastuussa omistamistaan laitteista ja välineistä, joten työntekijän ei tarvitse itse hankkia näille vakuutusta. Lisäksi työsuhteen henkilö- ja muut vakuutukset ovat voimassa myös etätyössä. Tapaturmalain mukaan korvattava vahinko on kuitenkin rajattu vain välittömästi työhön liittyvään toimintaan: ruokatauko tai muut tauot eivät kuulu lain vaatimaan pakolliseen turvaan. Vakuutusturva olisi kuitenkin syytä varmistaa työnantajan omasta vakuutusyhtiöstä, ja pohtia, tarvitseeko turvaa täydentää esimerkiksi ylimääräisellä etätyövakuutuksella.

Etätyö ei rajoita työntekijän oikeutta lakiin perustuvaan yksityisyyden suojaan, mutta työntekijän tietoturva- ja salassapitovelvollisuus korostuvat etätyössä. Etätyön tekemiseen sovelletaan työnantajan voimassa olevia tietohallinto-, tietosuoja- ja tietoturvaohjeita. Matkakustannusten korvaamiset tapahtuvat aina työnantajan kulloinkin voimassa olevan käytännön mukaisesti.

Tasapuolisen kohtelun vaatimus korostuu etätyössä

Työsopimuslain tasapuolisen kohtelun vaatimus merkitsee sitä, että työnantajan on kohdeltava työntekijöitä tasapuolisesti eli samanlaisissa tilanteissa samalla tavalla. Etätöitä on tarjottava tasapuolisesti ja etätyö on myös toteutettava tasapuolisesti. Etätyön kannalta olennaista on työtehtävän sisältö ja työn luonne sekä työnantajan perustelut mahdolliselle erilaiselle kohtelulle. Tasapuolisen kohtelun vaatimuksesta voi poiketa ainoastaan, jos poikkeaminen on perusteltua työntekijän asema ja tehtävät huomioon ottaen. Etätyöohjeiden soveltamisen tulee olla yhtenäistä, ja tasapuolisen kohtelun vaatimus tulee muistaa myös etätyövälineitä tarjottaessa.

Etätyöohjeistus vai -sopimus?

Suosituksemme on, että jos yrityksessä tehdään etätyötä, siihen liittyen on laadittu etätyöohjeistus. Ohjeistus pitää käydä henkilöstön kanssa läpi, jotta kaikki ymmärtävät mistä on kysymys ja henkilöstö pystyy sitoutumaan ohjeeseen. Jotta työnantajan direktio-oikeus säilyy mahdollisimman laajana etätyöhön, emme lähtökohtaisesti suosittele etätyösopimuksen tekemistä.

Etätyöohjeistuksessa on hyvä huomioida mm. seuraavat asiat:

• mitkä tehtävät ovat etätyön piirissä, etätyön kesto sekä milloin etätyö on mahdollista ja milloin ei
• sallitut etätyöpaikat
• etätyön ilmoittamismenettely ja työnantajan mahdollinen oikeus myöntää tai evätä etätyöpäivä
• työaikaan liittyvät asiat sekä työntekijän tavoitettavuus
• työn tulosten seuranta ja raportointi
• työvälineet ja niiden mahdollinen korvattavuus
• työsuojeluun ja tietoturvaan liittyvät asiat
• työnantajan järjestämät työterveyspalvelut sekä sairauspoissaolokäytännöt
• vakuutusturva
• matkustamiseen liittyvät säännöt, sekä
• työnantajan oikeus muuttaa ohjeita.

Etätyösopimus on suositeltavaa tehdä ainakin silloin, kun työ tehdään esimerkiksi ulkomailla.

Mitä enemmän kyse on poikkeusjärjestelystä, sitä parempi etätyöstä on sopia kirjallisesti. Etätyösopimus on suositeltavaa tehdä määräajaksi ja myös etätyöohjeistus on suositeltavaa ottaa osaksi etätyösopimusta. Etätyösopimuksen määräajan kuluttua umpeen työntekijällä on oikeus ja velvollisuus palata kokoaikaisesti työsopimuksen mukaiseen varsinaiseen työntekopaikkaan, jota suoritetaan varsinaisessa toimipisteessä. Molemmilla osapuolilla on mahdollisuus peruuttaa etätyösopimus määritetyn irtisanomisajan puitteissa.

Miten valmistautua koronan jälkeiseen aikaan?

Työnantajan on hyvä tiedostaa oikeudet ja velvollisuudet etätyöhön liittyen. Työpaikan selkeä etätyöohjeistus helpottaa käytännön tilanteissa.

Muistilista työnantajalle

• Etätyöhön liittyen ei ole olemassa omaa lainsäädäntöä.
• Työntekijällä ei ole subjektiivista oikeutta etätyöhön. Työnantaja määrittelee tasapuolisuusvelvoitteen huomioiden ne työtehtävät, joissa etätyö on mahdollista ja missä laajuudessa.
• Myös työskentely etätyöpaikassa on työnantajan direktio-oikeuden piirissä.
• Tee etätyöohjeistus. Työyhteisössä on käytävä läpi pelisäännöt etätyön asettamista vaatimuksista, kuten työnjako, kommunikaatio, tavoitettavuus ja työn luonne.
• Jos käytössä on tällä hetkellä etätyösopimus, käy läpi sopimuksen sisältö.
• Tarkista vakuutusten kattavuus etätyöhön vakuutusyhtiöltäsi (etätyövakuutukset, tapaturmavakuutukset yms.).

Tarjoamme asiantuntevat työoikeuteen liittyvät neuvot ja vaihtoehdot, joiden riskit on tarkkaan punnittu asiakkaan liiketoiminnan kannalta.

Teksti: Juuli Hanhinen, Associate, puh.: +358 45 7820 0319, [email protected]