Laajojen järjestelmähankkeiden sudenkuopat ovat vältettävissä – Onnistumiseen vaikuttaa myös asiakkaan taito ostaa

LähiTapiola uudistaa vakuutusjärjestelmänsä yhdessä Suomen suurimmista digitalisaatiohankkeista. Kymmenisen vuotta kestävässä ja 200 miljoonaa euroa maksavassa hankkeessa uudistetaan vakuutusjärjestelmät ja luodaan kasvupolkuja digitaaliselle palveluprosessille. LähiTapiolan tukena sopimusneuvotteluissa on toiminut Lexian osakas ja ICT- ja ulkoistukset -praktiikan vetäjä Sami Rintala.

”ERP:n kaltaisen, merkittävän järjestelmän uudistaminen on valtava projekti. Jos se menee pieleen, se voi mennä todella pieleen”, Sami Rintala sanoo.

Ehkä hieman yllättäen juristit ovat ICT-hankkeiden kokeneempia ammattilaisia. Sami on seurannut mielenkiinnolla mediassa viime aikoina esillä olleita järjestelmähankkeita ja kokemuksellaan tunnistanut asiat, joissa on menty pieleen. Kouliintunut ICT-juristi tuntee alan kauppatavat sekä markkinakäytännöt ja osaa analysoida hankkeen riskit juridisesta näkökulmasta. Jokainen sopimusneuvottelu on kuitenkin yksilöllinen, jossa yhteensovitetaan osapuolten näkemyksiä ja etuja.

Sopimusehtojen on mukauduttava yrityksen tarpeisiin, ei toisinpäin

Hankintaprosessi voi epäonnistua jo alkumetreillä, jos ostajan ja myyjän näkemykset eivät kohtaa ja tavoite ei ole yhteinen. Ratkaisevassa asemassa hankkeen onnistumisessa onkin asiakkaan taito ostaa ICT-hankkeita.

”Juristien on ymmärrettävä myös liiketoiminnallinen puoli”, sanoo LähiTapiola IT-hankinnoista vastaava johtaja Janne Kärkkäinen. Hän korostaa myös sidosryhmien sitouttamisen merkitystä: kaikkien johdon avainhenkilöiden on ymmärrettävä hanke ja sen tavoitteet.

Tilaajan on myös mietittävä, miten olemassa olevat järjestelmät osineen integroidaan uuteen järjestelmään ja kuka siitä vastaa. Jos yritys haluaa avaimet käteen -toteutuksen, sekin pitää kirjata sopimukseen.

”Oleellista on siis sisällyttää kumpaakin osapuolta koskevat avainasiat sopimukseen mahdollisimman selkeästi”, Janne Kärkkäinen toteaa.

”Suuret projektit voivat kasvaa liian laajoiksi, jolloin asiakkaan kannattaa harkita Agile- tai SAFe-projektimenetelmien käyttämistä järjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon”, Sami Rintala lisää.

Sami Rintala tiimeineen on avustanut LähiTapiolaa neuvotteluissa mm. CGI:n ja Tata Consultancy Servicen kanssa.

”Hyvän juristin on osattava puhua suoraan ongelmakohdista ilman turhia kiertelyitä. Hänellä tulee myös olla kyky joustaa tarvittaessa”, sanoo Janne Kärkkäinen.

Lexian vinkit onnistuneeseen järjestelmähankkeeseen:

• Kartoita, mitä yrityksenne tarvitsee ja haluaa. Ja mitä ette tarvitse.
  Järjestelmän on tuotettava sitä, mitä yritys on vailla. Tee tarkat määrittelyt siitä, mitä halutaan ja ollaan ostamassa.
• Kilpailuta laadun perusteella.
  Pelkän hinnan tuijottaminen voi tulla kalliiksi. Mieti, mitä yritys aidosti tarvitsee ja anna sen olla hankkeen lähtökohta.
• Kaikki vähänkin epäselvät asiat kirjoitetaan sopimukseen auki.
  Älä oleta mitään, vaan vaadi sopimukseen kirjattavaksi kaikki vähänkin epäselvät kohdat.
• Testaa huolellisesti ja niin kauan kuin tarve vaatii.
  Älä päästä käsistäsi toteutukseen mitään, mitä ei ole testattu kunnolla. Vaiheittainen järjestelmän käyttöönotto kannattaa aloittaa siitä osasta, jolla on pienin haitallinen vaikutus yritykseen käyttöönoton epäonnistuessa.

Lisätiedot:

Sami Rintala, osakas, puh. +358 50 487 2031, [email protected]