Kohti sähköisiä osakekirjoja – Hallitus julkaisi esityksensä huoneistotietojärjestelmää koskevaksi lainsäädännöksi

ASREK-hankkeen ensimmäinen vaihe lähenee päätöstään, kun huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön on tarkoitus astua voimaan vuoden 2019 alusta. Uudistuksen tavoitteena on siirtymäajan puitteissa koota asunto-osakeyhtiöiden osakkeita koskevat tiedot maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen rekisteriin ja näin luoda osakkeita koskeva kirjaamisjärjestelmä. Uusi järjestelmä palvelee omistajan tiedonsaannin ja asunto-osakeyhtiön hallinnon hoitamisen lisäksi myös osakkeiden vakuuskäyttöä ja vaihdantaa.

Uudistus koskee käytännössä kaikkia asunto-osakeyhtiöitä. Keskeisin muutos on uusi laki huoneistotietojärjestelmästä, jossa säädetään jatkossa huoneistotietojärjestelmän ylläpidosta, tietojen käsittelystä sekä osakkeiden omistuksen, panttauksen ja muun oikeuden kirjaamisesta ja kirjaamisen oikeusvaikutuksista. Muutoksia tulee lisäksi esimerkiksi asuntokauppa- ja asunto-osakeyhtiölakiin.

Miten siirtyminen uuteen järjestelmään tapahtuu?

Vuoden 2019 alusta lähtien kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt perustetaan sähköisesti eli niiden osakkeet kuuluvat alusta saakka osakehuoneistorekisteriin. Paperisia osakekirjoja ei uusien yhtiöiden osakkeista enää paineta, vaan osakkeiden omistus- ja muut tiedot kirjataan suoraan maanmittauslaitoksen sähköiseen rekisteriin. Myös yhtiön osakeluettelon ylläpitämisestä huolehtii maanmittauslaitos.

Jo olemassa olevien yhtiöiden osakekirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon tapahtuu kahdessa vaiheessa. Näiden niin sanottujen vanhojen osakeyhtiöiden osalta siirtymäaika alkaa 1.5.2019 ja päättyy 31.12.2022. Tällä ajanjaksolla kaikkien asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään ja tiedotettava siirrosta osakkaille.

Yhtiön liittyminen osakehuoneistorekisteriin ei automaattisesti mitätöi osakkeenomistajan paperisia osakekirjoja. Vasta kun yhtiö on liittynyt osakehuoneistorekisteriin, voi osakkeenomistaja hakea paperisten osakekirjojen mitätöintiä ja sähköisen omistusmerkinnän kirjaamista. Osakkeenomistajan on haettava osakekirjansa mitätöintiä kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun yhtiö on siirtänyt osakasluettelonsa ylläpidon maanmittauslaitokselle. Käytännössä tämä kymmenen vuoden määräaika yhdessä yhtiöitä koskevan siirtymäajan kanssa asettaa ajalliset puitteet kokonaan sähköiselle järjestelmälle – määräaikojen myötä viimeistenkin paperisten osakekirjojen pitäisi jäädä historiaan viimeistään 31.12.2032.

Osakkeenomistajan hakemuksen lisäksi osakekirjojen mitätöinti ja sähköisen omistajamerkinnän tekeminen voi tapahtua myös osakkeiden kaupan tai panttauksen yhteydessä. Myytäessä yhtiön osakkeita ensimmäisen kerran yhtiön siirrettyä osakeluettelonsa maanmittauslaitokselle, on ostajalla lakiin perustuva velvollisuus määräajassa hakea omistuksensa kirjaamista osakehuoneistorekisteriin.

Tulevaisuudessa osakeluetteloa ylläpitää maanmittauslaitos

Uudistuksen näkyvimmät vaikutukset suuntautuvat osakkeiden luovuttamiseen ja vakuuskäyttöön. Osakkeiden kaupan yhteydessä ei tulevaisuudessa enää pyöritellä paperisia osakekirjoja tai tehdä niihin siirtomerkintöjä, vaan omistajanvaihdoksesta tehdään kirjaus osakehuoneistorekisteriin. Samoin osakkeiden panttaaminen tapahtuu käytännössä rekisteriin tehtävällä merkinnällä.

Uudistuksella on vaikutuksia myös asunto-osakeyhtiön hallintoon, sillä jatkossa yhtiön osakeluetteloa ylläpitää yhtiön hallituksen tai isännöitsijän asemesta maanmittauslaitos. Sen sijaan esimerkiksi osakeluettelon julkisuutta koskevat periaatteet säilyvät käytännössä ennallaan: kuka tahansa voi halutessaan jatkossakin tutustua osakeluetteloon ja saada siitä maksua vastaan jäljennöksen. Sekä yhtiö että osakkeenomistaja voivat tulevaisuudessa tarkastella itseään koskevia osakehuoneistorekisterin sisältämiä tietoja maksutta maanmittauslaitoksen sähköisessä asiointipalvelussa.

Ensi vuoden alusta voimaan tulevaksi tarkoitettu uudistus on ensimmäinen askel kohti osahuoneistoja koskevien tietojen digitalisointia. Hallituksen esityksen mukaan seuraavassa vaiheessa on tarkoitus ryhtyä valmistelemaan esimerkiksi isännöitsijäntodistuksella annettavien teknisten ja taloudellisten tietojen liittämistä osaksi sähköistä tietojärjestelmää.

Lisätiedot:

Ville Välimaa, Junior Associate, puh. +358 40 707 8169, [email protected]