Kuinka järjestää asunto-osakeyhtiön yhtiökokous koronatilanteessa

Koronatilanteen vuoksi monessa asunto-osakeyhtiössä pohditaan, miten varsinaiset ja mahdolliset ylimääräiset yhtiökokoukset tulisi virusaikana järjestää. Tässä jutussa käymme läpi asiaa viimeisimpien lakimuutosten, hallituksen ja isännöitsijän vastuun sekä yleisesti asunto-osakeyhtiön tarkoituksenmukaisen toiminnan järjestämisen kannalta.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä eli käytännössä useassa yhtiössä kesäkuun loppuun mennessä. Yhtiöjärjestyksessä ei voida määrätä muusta määräajasta.

Lakimuutoksen myötä määräaikaa on vuonna 2020 pidennetty siten, että 30.9.2019-31.3.2020 päättyneen tilikauden jälkeen pidettävä varsinainen yhtiökokous voidaan poikkeuksellisesti pitää 30.9.2020 mennessä. Hallituksen on laadittava kuitenkin 30.11.2019-29.2.2020 päättyneen tilikauden tilinpäätös ja toimintakertomus viimeistään 30.6.2020. Lisäksi on hyvä huomioida, että kokouskutsut yhtiökokouksiin tulee toimittaa normaalisti.

Miten ratkaista asia käytännössä

Hallituksen ja isännöitsijän tehtävänä on varmistaa, että osakkaiden osallistumisoikeus yhtiökokoukseen voidaan varmistaa virusajasta huolimatta ja terveydelliset näkökohdat huomioiden. Toisaalta velvollisuutena on myös varmistaa, että kiireelliset asiat käsitellään alun perin suunnitellussa aikataulussa taloudellisten vahinkojen välttämiseksi.

Seuraavat toimintamallit helpottavat kiireellisen yhtiökokouksen järjestämistä virusaikana turvallisesti:

• etäosallistuminen ja ilmoittautumismenettely yhtiökokoukseen (osakkaat voivat ilmoittaa kantansa kokouksessa käsiteltäviin asioihin jo ennakkoon esimerkiksi sähköpostitse)
• osallistuminen valtakirjalla
• pienissä yhtiöissä voidaan käyttää erityisesti kiireellisten asioiden päättämisessä mahdollisuutta yksimielisen päätöksen tekemiseen yhtiökokousta pitämättä (pöytäkirjan kierrättäminen)
• yhtiökokous voi etäkokouksen aikana normaalilla enemmistöpäätöksellä päättää, että esim. äänestysasian käsittely siirretään jatkokokoukseen (asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 24 §)
• ylimääräisen yhtiökokouksen järjestäminen etäyhteyksin vain kiireellisestä päätöksentekoasiasta, jota ei voida siirtää

Yhtiökokouksen siirtoa  tulisi harkita, jos seuraavat edellytykset täyttyvät (pidettävä edellä mainituin tavoin viimeistään 30.9.2020):

• voidaan olettaa, että yhtiökokouksen siirtämisestä eli siinä käsiteltävien asioiden päätöksenteon viivästymisestä ei aiheudu vahinkoa yhtiölle tai osakkaille, ja
• voidaan kokonaisarvioinnin perusteella olettaa, että yhtiökokouksen ajankohtaa siirtämällä kokoukseen osallistuvien terveydellinen riski pienenee.

Mitä hallituksen ja isännöitsijän tulee huomioida?

Kokonaisarviointi

Hallituksen ja isännöitsijän tulee huomioida yhtiössä vallitseva tilanne kokonaisuutena. Joissakin yhtiöissä esimerkiksi etäyhteyden järjestäminen voi parantaa osakkaiden mahdollisuuksia osallistua yhtiökokoukseen. Toisaalta osakkaiden ikärakenne sekä yhtiössä noudatetut aiemmat käytännöt on syytä huomioida.  

Hallituksen ja yhtiökokouksen toimivalta

On tärkeää hahmottaa, minkä asioiden eteenpäin vieminen yhtiössä nimenomaisesti vaatii yhtiökokouksen päätöstä. Hallituksen tulee yhtiökokouksen siirtämisestä huolimatta käytännössä edistää toimivaltansa puitteissa kiireellisiä asioita. Yhtiön toiminnan tulee siis muilta osin jatkua normaalisti.

Kiireelliset asiat

Yhtiössä saattaa olla vireillä useita kiireellisiä hankkeita ja lisäksi yhteiskunnassa vallitsevat poikkeusolot vaikeuttavat tilannetta. Hallituksen tulee huolehtia taloyhtiön eduista erityisesti seuraavissa mahdollisissa tilanteissa:

• urakoitsijoiden tai muiden sopimuskumppaneiden suoritusvaikeudet tai maksukyvyttömyystilanteet
• maksamatta jääneet vastikkeet
• mahdolliset rakennusten vahinkotilanteet, jos kiireellisiä korjaushankkeita ei päästä suorittamaan ajoissa

On tärkeää, että hallitus tarkkailee aktiivisesti sopimuskumppaneidensa tilanteita sekä reagoi nopeasti mahdollisiin muutostilanteisiin. Tämä velvollisuus korostuu nyt virusaikana.  

Kokousmateriaali

Etäkokouksia järjestettäessä tulee huolehtia erityisesti siitä, että kokouskutsun liitteenä annetaan osakkaille riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi. Myös etäkokouksia koskeva käytännön ohjeistus tulee esittää osakkaille mahdollisimman selkeästi.

Hallituksen etäkokoukset

Myös hallituksen kokoukset tulisi lähtökohtaisesti järjestää etäkokouksina koronavirusaikana.  

Teksti: Carita Hulma