Kuinka referenssiasiakkailta saadut tiedot on huomioitava hankintamenettelyssä

Referenssejä koskevat vaatimukset ovat tyypillinen tarjoajan soveltuvuutta koskeva vaatimus julkisissa hankinnoissa: tarjoajien on ilmoitettava tarjouksessaan tarjouspyynnön vaatimukset täyttävät referenssit. Tämän jälkeen hankintayksikkö voi valintansa mukaan olla yhteydessä referenssiasiakkaan yhteyshenkilöön referenssitietojen oikeellisuuden tarkistamiseksi. Referenssien tarkistaminen hankaloituu kuitenkin sekä hankintayksikön että tarjoajan kannalta silloin, kun tarjouksen referenssitiedot ja referenssiasiakkaalta saadut tiedot osoittautuvat ristiriitaisiksi tai puutteellisiksi.

Tarjoajalle annettava mahdollisuus kommentoida hankintayksikön selvityksiä

Markkinaoikeus antoi hiljattain ratkaisun painotuotepalveluiden hankintaa koskevassa asiassa, jossa se katsoi hankintayksikön menetelleen tarjouspyynnössä kuvatun menettelyn ja avoimuusperiaatteen vastaisesti, kun se oli sulkenut valittajan tarjouskilpailusta ainoastaan tarjoajan tarjouksessa ilmoitetulta referenssiasiakkaalta saatujen tietojen perusteella. Valittaja oli itse vahvistanut tarjouksessaan, että kaikki sen ilmoittamat referenssit täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset. Hankintayksikkö oli kuitenkin ollut yhteydessä ilmoitettuihin referenssiasiakkaisiin ja saanut yhdeltä asiakkaalta tiedon, jonka mukaan referenssitoimitukseen ei ollut sisältynyt tukipalveluiden toimittamista. Tällä perusteella hankintayksikkö katsoi, että tarjoaja ei ollut täyttänyt tarjouspyynnön referenssivaatimusta. Tarjouspyynnössä ei ollut ilmoitettu hankintayksikön tarkistavan referenssitietojen paikkansapitävyyden yhteyshenkilöiltä, ja että tarjoajan soveltuvuutta arvioidaan pelkästään yhteyshenkilöiltä saatujen tietojen perusteella. Tarjouspyynnössä oli sen sijaan ilmoitettu, että tarjoajan soveltuvuutta arvioidaan ESPD-lomakkeen tietojen perusteella. Markkinaoikeus katsoi, että hankintayksikön olisi tullut ainakin varata valittajalle tilaisuus ottaa kantaa hankintayksikön hankkimiin selvityksiin. Sinänsä lisäselvityksen hankkiminen omatoimisesti referenssiasiakkaalta ei ollut hankintalain vastaista. Hankintayksikkö kuitenkin teki virheen siinä, ettei se antanut tarjoajalle mahdollisuutta puolustautua ennen poissulkemista tarjouskilpailusta. Markkinaoikeus päätyi kumoamaan hankintapäätöksen.

Markkinaoikeus katsoi myös toisessa viimeaikaisessa ratkaisussaan  hankintayksikön menetelleen hankintalain vastaisesti, kun se oli tarkistanut referenssikohteita koskevien tietojen paikkansapitävyyden referenssiasiakkaan yhteyshenkilöltä saamiensa laatutietojen perusteella. Tämän jälkeen tarjoaja oli suljettu tarjouskilpailusta antamatta tilaisuutta ottaa kantaa hankintayksikön hankkimiin selvityksiin. Tarjouspyyntöasiakirjoissa ei ollut todettu, mitä tietoja tarjoajien olisi referenssien osalta ilmoitettava, tai kerrottu mitään muutakaan referenssien tarkastamisesta tai sen tavasta.  

Referenssejä koskevien selvitysten huomioimista sekä tarjoajan kuulemisvelvoitetta on arvioitu myös tarjousten laadullisen vertailun yhteydessä aiemmassa oikeuskäytännössä.

Referenssejä koskevien selvitysten huomioimista sekä tarjoajan kuulemisvelvoitetta on arvioitu myös tarjousten laadullisen vertailun yhteydessä aiemmassa oikeuskäytännössä. Markkinaoikeuden ratkaistavana olleessa tapauksessa tarjoajan yhteyshenkilö ei ollut vastannut hankintayksikön kyselyyn tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Markkinaoikeuden mukaan tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa tarjousten arviointi perustuu tekijään, jota hankintayksikkö ei ole riittävästi selvittänyt. Hankintayksikkö oli saanut ulkopuoliselta taholta pyytämänsä selvitykset vain osasta tarjouksia, kun tarjoajille ei ole annettu tosiasiallista mahdollisuutta korjata puutetta. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun periaate ei tällaisessa tilanteessa toteutunut.

Hankintayksiköllä on oikeus luottaa tarjoukseen

Tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä, ja tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti vain niistä ilmenevien tietojen perusteella. Tarjoukset on syytä laatia huolellisesti ja tuoda esiin kaikki tarjoajan soveltuvuuden, tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden ja vertailun kannalta olennaiset seikat. Hankintayksiköllä puolestaan on oikeus luottaa tarjoajan tarjoukseen. Hankintayksiköllä ei siis ole laista johtuvaa velvollisuutta selvittää erikseen referenssien paikkansapitävyyttä, ellei tähän ole erityistä syytä. Hankintayksiköiden on kuitenkin otettava päätöksenteossaan huomioon myös tarjoajien puolustautumismahdollisuudet.  

Teksti: Katriina Myllymäki