Lainsäädäntö tukemaan toimialojen kehitystä palvelumuotoilun avulla

”Nyt tiedämme, miten saamme ketterästi osallistettua toimialan mukaan antamaan oman näkemyksensä lainsäädännön uudistamiseen. Kehittämämme toimintamalli on toistettavissa lähtökohtaisesti kaikkeen lainsäädäntötyöhön.”

Alkuvuodesta 2018 ympäristöministeriö oli päättänyt kokeilla uutta tapaa kehittää lainsäädäntöä ja se etsi toteuttajaa hankkeelle, joka selvittäisi lainsäädäntötyön tueksi, mitkä asiat hidastavat kiinteistö- ja rakennusalan digitalisaatiota.

Kiinteistö- ja rakennusjuridiikkaan erikoistunut asianajaja Aleksi Lundén oli täpinöissään. Hän oli huomannut ympäristöministeriön julkaiseman hankintailmoituksen, joka tuntui kaikin tavoin Lexian jutulta. Tähän olisi päästävä mukaan.

Jo hankkeen hankintaprosessi oli tavallisesta poikkeava: nyt ei kilpailtukaan hinnalla vaan palvelumuotoilulla ja kokonaiskonseptilla.

Hankinnassa Lexian valintaan vaikuttivat laaja kiinteistö- ja rakennusalan juridiikan asiantuntemus ja digitalisaation ymmärrys, mutta lopullisesti ministeriön vakuutti palvelumuotoiluosaaminen, josta vastasi läpi hankkeen Brand Specialist Helena Pirhonen.

Kilpailutuksen selvittyä Lexiassa käärittiin hihat: palvelu piti saada pystyyn mahdollisimman nopeasti, sillä aikaa tiedonkeräämiseen oli vain vuoden loppuun asti.

Helena aloitti oman työnsä haastattelemalla puhelimitse alan yritysten avainhenkilöitä jo ennen tarjouksen jättämistä. Haastatteluiden perusteella Helena arvioi, millainen tarve palvelulle olisi ja millaiset kysymykset aiheuttivat päänvaivaa yritysten arjessa. Haastatteluiden perusteella Helena loi käyttäjäpersoonat, joiden mukaan suunniteltiin Lakiklinikka-sivuston funktiot ja käytetyt kanavat.

– Tässä hankkeessa pääsin toteuttamaan palvelumuotoilun ydintä: tavoitteemme oli aikaan saada käyttäjälle kokemus siitä, että hän sai enemmän kuin itse antoi, Helena sanoo.

Oikean yleisön saavuttaminen otti aikansa

Lakiklinikan sivut avattiin huhtikuussa 2018.

– Alusta asti oli selvää, että olimme ison, uuden asian äärellä ja haasteena oli saada aikaan keskustelua melko lyhyen ajan sisällä, Aleksi muistelee.

Suurin haaste oli saada viesti Lakiklinikan olemassaolosta niille, joille palvelu oli suunnattu. Aleksi kiersi keväällä alan tapahtumia ja jakoi tietoa Lakiklinikasta mahdollisimman suurelle joukolle alan toimijoita. Myös KIRA-digissä mukana olleita hankkeiden osallistujia haastateltiin, sillä haastatteluiden huomattiin olevan erinomainen kanava levittää tietoa palvelusta.

– Palveluun tulleet kysymykset ja huomiot olivat hyvin vaihtelevia ja koskivat useaa eri oikeudenalaa. Tärkeintä oli tämän kokonaisuuden hallinta, jotta aikaansaimme ministeriölle todellisen ja ajantasaisen tilannekuvan, Aleksi sanoo.

– Huomasimme myös melko pian, että alan toimijat eivät luonnollisesti aina erota, mikä asia johtuu täysin lainsäädännöstä ja mikä jostakin muusta tekijästä, Helena kertoo.

Toimijoiden ääni on nyt saatu kuuluviin

Klinikan toimintaa kehitettiin ketterästi.

–  Toimimme kevyellä päätöksentekoprosessilla, joten pystyimme kokeilemaan ja reagoimaan nopeasti. Aluksi nettisivuilla oli esimerkiksi keskustelupalsta, mutta huomasimme nopeasti sen olevan turha toiminto, jonka korvasimme matalankynnyksen ilmiantonapilla, Helena sanoo.

Lokakuussa julkaistuun väliraporttiin saatiin jo muodostettua kokonaiskuvaa ja toimijoiden ääni kuuluviin: alan digitalisaatiota hidastavat eritysesti yleinen ilmapiiri, kiire ja kustannuskuri.

– Juridiikan parissa työskenteleville tämä oli mielenkiintoinen toimeksianto, sillä saimme todella syventyä toimialaan ja perehtyä siihen, minkälaisten asioiden kanssa kentällä painitaan. Tuloksien perusteella tuntuu, että muutostyö on vasta alussa, Aleksi toteaa.

Ympäristöministeriö aikoo ottaa Lakiklinikan tuloksista käsittelyyn etenkin sellaiset huomiot, jotka kuuluvat ministeriön lainsäädäntövalmistelun piiriin. Esimerkiksi maankäyttö- ja rakennuslain uudistuksessa raportin johtopäätökset aiotaan lukea tarkkaan läpi.

Sapluuna lainsäädännön uudelle kehittämistyölle luotu

Palvelumuotoilun näkökulmasta hanke oli mielenkiintoinen ja onnistunut kokeilu.

– Emme hioneet klinikkaa loputtomasti, vaan julkaisimme palvelun perustoiminnallisuuksilla ja jatkokehitimme sitä matkan varrella. Onnistuimme luomaan tyhjästä tarpeen tälle palvelulle. Kaikki käyttäjät olivat sitä mieltä, että vastaavalle palvelulle on lisääntyvää tarvetta myös tulevaisuudessa, Helena sanoo.

Ja näinhän sen kuuluisi ollakin: lainsäädännön tulisi palvella ihmisiä ja yrityksiä mahdollisimman hyvin, eikä suinkaan olla este tai hidaste.

– Tämä on tulevaisuuden toimintamalli. Nyt tiedämme, miten saamme ketterästi osallistettua toimialan mukaan antamaan oman näkemyksensä lainsäädännön uudistamiseen. Kehittämämme toimintamalli on toistettavissa lähtökohtaisesti kaikkeen lainsäädäntötyöhön, jossa halutaan kuulla toimijoiden ääni, Aleksi summaa.

Lakiklinikan työryhmään kuuluivat myös Robin Eklund, Jukka Jaakkola, Tapio Kivioja, Ville Kukkonen, Petra Lahtinen, Riitu Lehtinen, Katriina Myllymäki, Aleksi Mäenpää, Kimmo Oila, Saara Ryhtä, Iikka Sainio, Tuija Hirvonen, Salla Sofia Vartiainen ja Ville Välimaa.

Tutustu hankkeen loppuraporttiin Lakiklinikan sivuilla >>