Taloyhtiö: aloita valmistautuminen tulevaan tietosuoja-asetukseen viimeistään nyt

Lisääntyvän digitalisaation myötä tietosuoja-asiat korostuvat entisestään myös taloyhtiöiden toiminnassa. Tietosuojaan liittyvät kysymykset ovat erityisen ajankohtaisia etenkin nyt, kun uutta tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa runsaan vuoden kuluttua. Henkilötietojen käsittely on osa taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden päivittäistä toimintaa.

Euroopan parlamentin ja Euroopan unionin neuvoston hyväksymää yleistä tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa 25.5.2018. Asetuksen tavoitteena on edistää henkilötietojen suojaa, lisätä liiketoimintamahdollisuuksia digitaalisilla sisämarkkinoilla ja parantaa valvontakeinoja. Kahden vuoden siirtymäajasta on pian jäljellä enää puolet, joten valmistautuminen uudistuneen sääntelyn asettamiin vaatimuksiin on hyvä aloittaa viimeistään nyt. Asetuksen myötä yksilöiden oikeudet vahvistuvat entisestään, kun taas henkilötietoja käsittelevien toimijoiden velvollisuudet lisääntyvät ja sanktioiden uhka tehostuu.

Henkilötiedot tarkoittavat esimerkiksi nimeä, osoitetta tai puhelinnumeroa eli kaikkea sellaista tietoa, jonka avulla henkilö on mahdollista yksilöidä. Tietosuoja-asetus koskee lähtökohtaisesti kaikkea henkilötietojen käsittelyä ja sen kautta jäsenvaltioiden sääntelyä on tarkoitus yhdenmukaistaa vielä voimassa olevaa direktiiviä enemmän. Näin myös Suomessa tietosuoja-asetus tulee olemaan suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä ja taloyhtiöt kuuluvat asetuksen soveltamisalan piiriin henkilötietoja käsitellessään. Asetus antaa kuitenkin jäsenvaltioille myös monia asioita päätettäväksi ja EU:n laajuisestikin soveltamisesta muodostuu kysymyksiä, jotka ratkeavat tulevaisuudessa. Tilanteen kehittymistä on siis seurattava.

Asetuksessa säädetään muun muassa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän velvoitteista ja vastuista sekä rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista. Rekisterinpitäjällä on korostunut velvollisuus huolehtia tietosuojasta ja henkilötietojen suojatusta käsittelystä. Käytännössä tämä tarkoittaa yhdessä mahdollisten seuraamusten kanssa sitä, että rekisterinpitäjän on aiempaa tärkeämpää olla tietoinen tietosuojalainsäädännön asettamista velvollisuuksista ja huolehtia niiden täyttämisestä.

Velvoitteiden laiminlyönnistä merkittäviä maksuja

Rekisterinpitäjän kannalta on olennaista tiedostaa asetuksen sisältävän henkilötietojen käsittelyä koskevien yleisten periaatteiden lisäksi uusia velvoitteita ja sanktiota. Velvoitteensa laiminlyöville rekisterinpitäjille voi asetuksen mukaan syntyä merkittäviä seuraamusmaksuja.

Henkilötietoja käsittelevän tahon, kuten taloyhtiön, onkin syytä aloittaa valmistautuminen tulevaan uudistukseen pikimmiten. Taloyhtiön on ensinnäkin tunnistettava, mitä henkilötietoja se toiminnassaan käsittelee ja varmistettava, että käsittely täyttää nykyisen lainsäädännön asettamat vaatimukset. Lisäksi taloyhtiön on syytä varmistaa, miten henkilötietorekisteriin rekisteröidyille tiedotetaan tietojen käsittelystä. Alkukartoituksen jälkeen on helpompi lähteä luomaan uuden asetuksen vaatimusten mukaisia prosesseja ja dokumentaatiota.

Stoppi tarpeettomien henkilötietojen keräämiselle

Henkilötietojen käsittely on osa taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden päivittäistä toimintaa. Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt saattavat ylläpitää esimerkiksi asukasluetteloa. Osakeluetteloon tehtävistä merkinnöistä säädetään asunto-osakeyhtiölaissa. Vaikka nykyinen henkilötietolaki ja uusi tietosuoja-asetus ovat yleislakeja henkilötietojen käsittelyyn liittyen, on niiden lisäksi siis huomioitava erikoislainsäädännön vaikutus, kuten asunto-osakeyhtiölaki osakeluettelon osalta.

Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijät vastaavat siitä, että asukkaiden ja osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty vaatimusten mukaisesti. Taloyhtiön olisikin tässä kohtaa samalla hyvä harkita, mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen yhtiö tietoja tarvitsee. Esimerkiksi henkilötunnuksia ei ole syytä vaatia asukkailta tarpeettomasti.

Nyt on korkea aika perehtyä huolellisesti uuteen asetukseen ja valmistautua sen tuomiin uusiin velvoitteisiin. Riittävän aikaisessa vaiheessa tehty valmistautuminen takaa sen, että tietoturva ja henkilötietojen riittävä suoja huomioidaan kokonaisvaltaisesti käytännöntasolla ja taloyhtiön eri järjestelmissä. Myös alan asiantuntijoille uuden sääntelyn soveltaminen taloyhtiön hallinnan arjessa on hiljalleen hahmottumassa.

(Artikkeli on julkaistu Kiinteistölehden numerossa 1/2017)

Annamme mielellämme lisätietoja:

Aleksi Lundén, Associate, asunto- ja kiinteistöoikeuden asiantuntija, puh. +358 40 512 5424, [email protected]

Jaana Saarijärvi, Associate, tietosuoja-asiantuntija, puh. +358 50 377 5285, [email protected]