Mitä sinun tulee tietää whistleblowing-sääntelystä
Mistä whistleblowing-direktiivissä on kyse?
Whistleblowing-sääntelyn tavoitteena on suojata henkilöitä, jotka havaitsevat tai epäilevät rikkomuksia toimialoilla, joilla väärinkäytökset voivat aiheuttaa erityistä vahinkoa yleiselle edulle. Tarkoituksena on, että rikkomuksista ilmoittaminen on mahdollisimman turvallista ilmoituksen tekijälle.
Millaisia organisaatioita whistleblowing-sääntely koskee?
Ilmoittajansuojelulaki koskee niin julkisia toimijoita kuin yksityisiä yrityksiäkin, kun niissä on vähintään 50 työntekijää.
Lisäksi ilmoittajansuojelulaki koskee tiettyjä säänneltyjä toimialoja työntekijämäärästä riippumatta, kuten rahanpesulaissa tarkoitettuja ilmoitusvelvollisia. Tällaisia toimialoja ovat muun muassa pankki- ja sijoitustoiminta, virtuaalivaluutan tarjoaminen, kiinteistönvälitys, perintä, kirjanpito sekä tilintarkastus. On tärkeää huomata, että ilmoitusvelvollisia ovat myös sellaiset tahot, jotka myyvät tai välittävät tavaroita liiketoimintana, jossa he vastaanottavat käteistä vähintään 10 000 euroa joko yhtenä suorituksena tai toisiinsa kytkeytyvinä suorituksina. Näin ollen esimerkiksi autokaupoilla tulee olla ilmoituskanava.
Sääntelyä laadittaessa on katsottu, että edellä mainituilla aloilla rikkomukset voivat aiheuttaa vakavaa haittaa yleiselle edulle, ja väärinkäytösten ilmoittajat ovat työnsä vuoksi asemassa, jossa he voivat joutua todistamaan rikkomuksia.
Millaisia velvoitteita whistleblowing-sääntelyyn liittyy?
Laki edellyttää, että velvoitteen piirissä olevilla organisaatioilla on käytössään järjestelmä, joka mahdollistaa väärinkäytösepäilyn ilmoittamisen luottamuksellisesti. Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa ilmoituksen kohteena olevan epäilyn asiallinen tutkinta ja ratkaiseminen sekä prosessin dokumentointi.
Ilmoituskanavaa voivat käyttää yrityksen työntekijät, mutta kanavan käyttö voidaan mahdollistaa myös muille sidosryhmille, jotka voivat havaita väärinkäytöksiä yrityksen toiminnassa, kuten alihankkijoille.
Työntekijöitä, jotka käyttävät tätä ilmoituskanavaa, tulee suojella kaikenlaisilta vastatoimilta, kuten irtisanomiselta tai alempiin työtehtäviin siirtämiseltä.
Lisäksi sääntely edellyttää vuoropuhelua sekä tietosuoja-asetuksen mukaista vaikutustenarviointia ennen kanavan käyttöönottoa.
Mitä ilmoituskanavan käyttöönotossa on huomioitava?
Whistleblowing-sääntely asettaa vaatimuksia ilmoituskanavalle ja ilmoitusten käsittelylle, ja edellyttää yrityksiltä sekä teknisiä että hallinnollisia toimenpiteitä.
Käytännössä käyttöönotossa on huomioitava ainakin seuraavat asiat:
- Varsinaisen ilmoituskanavan perustamisen lisäksi henkilöstö on koulutettava ilmoituskanavan käytöstä ja heille on kerrottava ilmoitusten käsittelystä.
- Ilmoituksia vastaanottavat henkilöt on nimettävä, ja ilmoitusten käsittely suunniteltava huolellisesti, jotta ilmoittajien suojelu ei vaarannu ja käsittelyn riippumattomuus säilyy.
- Ennen kanavan käyttöönottoa yrityksessä on järjestettävä vuoropuhelu sekä tehtävä tietosuoja-asetuksen mukainen vaikutustenarviointi.
- Kanavan suunnittelussa tulee huomioida yrityksen prosessit ja ilmoittajan suojaaminen. Lisäksi tulee huolehtia siitä, että myös uusille työntekijöille on tarjolla koulutusta kanavan käytöstä.
Sääntelyn velvoitteiden täyttäminen saattaa tuottaa haasteita yrityksille, mutta niihin on mahdollista vastata ilmoituskanavan teknisen toteutuksen avulla. Yritys voi hankkia ilmoituskanavan ja ilmoitusten hallinnoinnin ulkopuoliselta palveluntarjoajalta, esimerkiksi Lexialta.
Näin Lexia Whistleblowing -palvelu auttaa yritystäsi vastaamaan sääntelyn velvoitteisiin – ja menestymään
Tarjoamme yrityksellesi whistleblowing-ilmoituskanavan avaimet käteen -palveluna, joka mahdollistaa anonyymin ilmoittamisen, ilmoituksen riippumattoman käsittelyn sekä prosessin asianmukaisen dokumentoinnin.
Ulkoistamalla ilmoituskanavan ammattitaitoisen asianajotoimiston käsiin minimoit riskit ja tarjoat laadukkaan, luotettavan ja vaatimusten mukaisen kanavan yrityksesi henkilöstön ja muiden sidosryhmien käyttöön. Lexia Whistleblowing -palvelun avulla säästät merkittävästi yrityksesi avainhenkilöiden resursseja.
Kanavan teknisen toteutuksen lisäksi saat kauttamme tuen lainsäädännön edellyttämiin henkilöstön kanssa käytävään vuoropuheluun ja tietosuojavaikutustenarviointiin. Mahdollisissa ongelmatilanteissa tarjoamme juridista neuvontaa asioiden ratkaisemiseksi joko jatkuvana palveluna, kumppanuusmallilla tai projektikohtaisesti.
Lexia Whistleblowing -palvelun viisi tärkeää hyötyä organisaatiollesi
Turvallisuus
Tietoturvallinen ja anonyymi palvelumme vahvistaa työntekijöiden turvallisuudentunnetta sekä parantaa riskien hallintaa ja tunnistamista organisaatiossasi.
Helppous ja tehokkuus
Saat käyttöösi valmiin, toimivan, laadukkaan ja testatun alustan sekä koulutuksen henkilöstölle. Palvelu vähentää merkittävästi sisäisten resurssien tarvetta ja sen käyttöönotto käy nopeasti.
Ilmoittajien suojelu ja riippumattomuus
Ilmoitukset käsitellään riippumattomasti ja ilmoittajien anonymiteetti turvataan. Ulkoisen asiantuntijatahon hoitama ilmoituskanava lisää yrityksesi uskottavuutta ja luotettavuutta.
Avoimuus ja läpinäkyvyys
Palvelumme lisää yrityksesi läpinäkyvyyttä. Tämä auttaa rakentamaan parempaa ja turvallisempaa yrityskulttuuria.
Tuki ongelmatilanteissa
Palvelun kautta saat juridista tukea yrityksesi kohtaamiin haasteisiin sekä ongelmatilanteiden ratkaisemiseen. Järjestämme myös raportoinnin yrityksesi johdolle ja hallitukselle.
Lexia Whistleblowing -palvelun hinnoittelu
Käyttöönottomaksu 350 € + alv ja kuukausimaksu alkaen 180 €/kk (12 kk sopimus)
Palvelumme sisältää:
- koulutuksen henkilöstölle eLearning-alustan kautta
- tietoturvallisen ja helppokäyttöisen teknisen alustan ilmoitusten tekoon
- ilmoitusten arvioinnin
- ilmoitusten käsittelyn ja yhteydenpidon yhteyshenkilön kanssa
- raportoinnin asiakasyrityksen johdolle
- palautteen ilmoittajalle
Kuinka Lexian toteuttama tekninen kanava toimii käytännössä?
Yrityksesi saa käyttöönsä sääntelyn vaatimusten mukaisen teknisen kanavan sekä riippumattoman asiantuntijan käsittelemään ilmoituksia. Vain Lexian nimeämällä tiimillä on pääsy ilmoituskanavaan, ja ilmoitusten käsittelyä koskevat samat eettiset säännöt ja salassapitovelvollisuus kuin asianajotoimintaa yleensäkin.
Kustannustehokas ja helppo ratkaisumme perustuu luotettavaan ja laadukkaaseen prosessiin:
- Ilmoitus saapuu. Ilmoittaja saa vastaanottokuittauksen seitsemän päivän kuluessa.
- Ilmoituksen arviointi. Arvioinnissa selvitetään, kuuluuko ilmoituksen sisältö sääntelyn soveltamisalaan, sekä ovatko ilmoituksen tiedot riittävät. Mahdolliset lisätietopyynnöt lähetetään ilmoittajalle.
- Ilmoituksen käsittely. Mahdollisesti tarkentavat keskustelut ilmoittajan kanssa sekä ilmoituksen sisällön tarkempi analyysi.
- Raportointi johdolle ilmoituksen sisällöstä.
- Palaute ilmoittajalle sääntelyn mukaisessa muodossa kolmen kuukauden kuluessa.
Tämän jälkeen voimme halutessasi avustaa ilmoituksen aiheuttaneen tilanteen ratkaisemisessa, tilanneanalyyseistä toimenpidesuosituksiin.
Ilmoituskanavan käyttöönottoon liittyvät lisäpalvelut:
1. Vuoropuhelu palveluna
- Prosessi, ohjeistus ja tarvittavat pöytäkirja- ja dokumenttipohjat
- Tuki ja opastus mahdollisissa kysymyksissä
- Muu mahdollinen työoikeuteen tai vuoropuhelumenettelyyn liittyvä neuvonta
2. Tietosuojavaikutustenarviointi
(DPIA) palveluna
- Tietosuojavaikutustenarvioinnin alustava laatiminen
- Online-palaveri vaikutustenarvioinnin läpikäymiseksi ja puuttuvien kohtien täydentämiseksi
- Vaikutustenarvioinnin viimeistely läpikäyntipalaverin perusteella
- Muu mahdollinen tietosuojaan liittyvä neuvonta
3. Juridinen tuki ilmoituksissa
havaittujen asioiden korjaamiseksi
- Esim. tilanneanalyysit ja toimenpidesuositukset
Lisäpalveluista sovitaan ja laskutetaan erikseen.
Ota yhteyttä:
Jos yrityksenne on vielä vailla ratkaisua ilmoituskanavan toteuttamiseksi, ota meihin yhteyttä! Kerromme mielellämme lisää.
