Whistleblowing-velvoitteet tulivat – onko yrityksesi valmis?

Sääntelyn rikkomuksista ilmoittamista työyhteisöissä säädellään ja ilmoittajaa suojellaan 1.1.2023 voimaan tulleella lailla Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, jota kutsutaan myös ilmoittajansuojelulaiksi. Lailla pannaan täytäntöön niin kutsuttu whistleblowing-direktiivi.

Sääntelyn tarkoituksena on tarjota suojaa henkilölle, joka havaitsee EU:n tai kansallisen oikeuden rikkomuksen organisaatiossaan. Sääntely velvoittaa tietyt edellytykset täyttävät yritykset sekä julkisyhteisöt ottamaan käyttöön ja ylläpitämään sisäistä ilmoituskanavaa, jonka kautta mahdollisista rikkomuksista yhteisössä voi ilmoittaa. Ennen asiaa koskevaa sääntelyä monet rikkomukset ovat jääneet ilmoittamatta, sillä ilmoittajat ovat vaienneet epäkohdista heihin kohdistuvien vastatoimien pelossa.

Rikkomusten ilmoittamatta jääminen voi muodostaa vakavan, yleiseen etuun ja hyvinvointiin kohdistuvan uhan, ellei epäkohtaan puututa ajoissa. Whistleblowing-sääntelyllä edistetään unionin oikeuden toteutumista jäsenmaissa. Lisäksi whistleblowing-kanava on osa avointa yrityskulttuuria, jonka tarkoituksena on vahvistaa ja ylläpitää yhteisön työntekijöiden turvallisuutta.

Keitä sääntely koskee?

Whistleblowing-sääntelyn velvoitteet koskevat useita yhteisöjä toimialasta riippumatta.

Hyvänä nyrkkisääntönä sisäisen ilmoituskanavan perustamisvelvollisuudelle voidaan pitää sitä, että mikäli yrityksesi tai yhteisösi kuuluu rahanpesulain soveltamisalaan tai työllistää yli 50 henkilöä, olet velvollinen perustamaan rikkomusten ilmoittamista varten ilmoituskanavan. 50 henkilön rajapyykki on kohtuullisen matala ja sääntely koskettaa näin ollen suurta osaa työyhteisöistä.

Sääntelyn henkilöllisestä soveltamisalasta tulee huomioida, että sääntely sallii ilmoittamisen ja tarjoaa suojelua yrityksen omien työntekijöiden lisäksi esimerkiksi yrityksessä työskenteleville harjoittelijoille, entisille työntekijöille, työnhakijoille sekä eräille muillekin tahoille, kuten osakkeenomistajille.

Whistleblowing-kanavaa ei ole tarkoitettu yrityksen sisäisiä asioita ja konflikteja koskevaksi palautelaatikoksi. Sääntelyn perusteella suojelua saa, mikäli yhteisössä on rikottu sääntelyssä erikseen mainittua lainsäädännön alaa, kuten esimerkiksi ympäristönsuojelu-, tietosuoja-, kuluttajansuoja- tai finanssilainsäädäntöä. Työntekijälle ei näin ollen tarvitse tarjota suojelua tämän ilmoittaessa esimerkiksi yleisistä työyhteisössä vallitsevista epäkohdista. Työntekijöille ja muille ilmoituskanavaa käyttäville olisikin aiheellista painottaa ilmoituskanavan oikeanlaista käyttöä lain soveltamisalaan kuulumattomien ilmoitusten vähentämiseksi.

Ilmoittajansuojelulain mukainen sisäinen ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 1.4.2023, jos organisaatio työllistää vähintään 250 henkilöä. Säännöllisesti 50–249 henkilöä työllistävillä organisaatioilla on pidempi siirtymäaika: näissä organisaatioissa sisäinen ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 17.12.2023.

Seuraamukset suojelun tehokeinona

Seuraamuksia lain vaatimusten laiminlyönnistä voi tulla sekä yksilölle että yhteisöille. Seuraamuksia on määrätty esimerkiksi ilmoittajan henkilöllisyyden paljastamisesta, ilmoittamisen estämisestä sekä vastatoimien langettamisesta. Mainitsemisen arvoista on myös, että seuraamuksia voi koitua vastapuolen lisäksi ilmoittajalle itselleen – sääntelyssä on ollut tärkeää estää aiheettomat ilmoitukset

sabotointitarkoituksessa. Tästä syystä sille, joka tahallaan ilmoittaa vääriä, paikkansapitämättömiä tietoja, voidaan määrätä sakkorangaistus ja hän on velvollinen korvaamaan aiheuttamansa vahingon.

Lexia yhteisöjen tukena

Whistleblowing-sääntely asettaa tarkat ja kattavat vaatimukset niin ilmoituskanavalle kuin ilmoitusten käsittelyllekin. Tämä tulee vaatimaan yrityksiltä sekä teknisiä että hallinnollisia panoksia. Kanavan perustamisen lisäksi henkilöstö tulee kouluttaa ilmoituskanavan käyttöön ja ilmoitusten käsittelystä vastaavat tahot tulee rajata, jotta ilmoittajien suojelu ei vaarannu ja riippumattomuus säilyy. Ennen kanavan käyttöönottoa yrityksessä on järjestettävä yhteistoimintalain mukainen vuoropuhelu sekä tehtävä tietosuoja-asetuksen mukainen vaikutustenarviointi, eli DPIA. Selkeät prosessit ja ilmoittajan ehdoton suojaaminen on tärkeää suunnitella hyvin etukäteen. Aktiivinen viestintä ja koulutus ovat olennaisia niin ennen kanavan käyttöönottoa, sen aikana kuin sen jälkeenkin.

Yritys voi hankkia whistleblowing-sääntelyn mukaisen ilmoituskanavan sekä ilmoitusten hallinnoinnin myös ulkopuoliselta palvelun tarjoajalta. Lexia tarjoaa eri kokoisille yhteisöille kokonaisvaltaisen, avaimet käteen -ratkaisun. Käytännössä tämä tarkoittaa suojattua ilmoituskanavaa, joka on helppokäyttöinen ja tietoturvallinen. Lexia huolehtii riippumattomasti kanavan ylläpidosta ja ilmoitusten käsittelystä. Lexian hallinnoimalla prosessilla on luottamuksellisuustakuu: vain nimetyt henkilöt käsittelevät ilmoituksia ja Lexian hallinnoima tekninen ratkaisu varmistaa ilmoittajan anonymiteetin. Lexia tarjoaa whistleblowing-kanavaan kokonaisvaltaisen paketin, joka pitää sisällään kaiken mitä yhteisösi tarvitsee, jotta olette valmiita täyttämään ilmoittajan suojelua koskevan sääntelyn vaatimukset toiminnassanne.

Neuvomme mielellämme tässä, ja muissakin oikeudellisissa asioissa!

Teksti: Erika Leinonen, Counsel

[email protected], +358 45 7820 0310